Kualifikasi
- Pendidikan minimal Diploma atau Sarjana di bidang yang relevan.
- Memiliki pengalaman 2–3 tahun sebagai Sekretaris, Personal Assistant, atau Executive Assistant.
- Menguasai bahasa Inggris secara lisan dan tulisan (wajib).
- Memiliki kemampuan organisasi yang baik dengan perhatian tinggi terhadap detail serta manajemen waktu yang efektif.
- Memiliki keterampilan komunikasi dan interpersonal yang baik.
- Mahir menggunakan aplikasi Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Proaktif, sangat terorganisir, serta mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
- Bersedia ditempatkan di Citeureup, Bogor.
Tanggung Jawab
- Mengatur dan memastikan jadwal Manajer—mulai dari janji temu hingga agenda rapat—berjalan lancar dan tepat waktu.
- Menyiapkan kebutuhan rapat, termasuk undangan, ruang rapat, materi presentasi, serta notulen, sekaligus memastikan tindak lanjut dari setiap hasil rapat.
- Mengelola korespondensi (email, surat, hingga memo) dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris dengan rapi dan profesional.
- Menjadi penghubung antara Manajer dengan berbagai pihak, baik dari internal maupun eksternal perusahaan.
- Membantu menyiapkan laporan, presentasi, dan dokumen pendukung lainnya sesuai kebutuhan.
- Mengatur perjalanan dinas, mulai dari pemesanan tiket, akomodasi, penyusunan itinerary, hingga proses klaim biaya.
- Menata dan menjaga sistem arsip agar mudah diakses, serta mengelola dokumen-dokumen penting dengan penuh kehati-hatian.
- Mendukung koordinasi proyek atau kegiatan yang sedang berjalan agar tetap terorganisasi dengan baik.
- Menjaga kerahasiaan informasi perusahaan tanpa kompromi.
===
Qualifications
- Minimum Diploma or Bachelor’s degree in a relevant field.
- 2–3 years of proven experience as a Secretary, Personal Assistant, or Executive Assistant.
- Excellent command of spoken and written English (mandatory).
- Strong organizational skills with exceptional attention to detail and effective time management.
- Excellent communication and interpersonal abilities.
- Proficient in Microsoft Office applications (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Proactive, highly organized, and capable of working both independently and collaboratively.
- Willing to be assigned to Citeureup, Bogor.
Responsibilities
- Manage and maintain the Manager’s calendar, including appointments and meeting schedules, in an organized and timely manner.
- Organize and prepare meeting requirements—such as invitations, meeting rooms, presentation materials, and minutes—while ensuring follow up on action items.
- Handle correspondence (emails, letters, and memos) in both Bahasa Indonesia and English professionally and accurately.
- Serve as a liaison between the Manager and both internal and external stakeholders.
- Prepare reports, presentations, and other supporting documents as needed.
- Coordinate business travel arrangements, including flight bookings, accommodation, itineraries, and expense claims.
- Maintain an orderly filing system and manage confidential documents with discretion.
- Provide coordination support for ongoing projects and related activities.
- Uphold strict confidentiality regarding all company and management information at all times.
